Softwareauswahl: Vorsicht vor diesen 5 Stolperfallen

10.12.2019, Autorin: Regina Schmidt

So gut geplant Ihr Prozess zur Softwareauswahl auch ist – Gefahren lauern überall. Auf Basis der extensiven Projekterfahrung der BARC-Analysten haben wir für Sie die fünf häufigsten Stolperfallen zusammengestellt, die den Erfolg Ihres Softwareauswahlprojekts gefährden. Außerdem verraten wir Ihnen, wie Sie mit diesen am besten umgehen.

Bedenken Sie:

Die Wahl Ihrer Software ist eine langfristige Entscheidung

Eine Software ist beispielsweise im Business-Intelligence-Umfeld durchschnittlich sieben bis zehn Jahre aktiv. Die Auswahl eines Werkzeugs ist daher eine langfristige Entscheidung, die sich auch auf die Gesamtkosten Ihres Unternehmens auswirkt. Genügend Zeit in die Wahl des passenden Produkts zu investieren, wirkt sich daher langfristig positiv auf Ihr Unternehmen aus.

Neben anfänglichen Kosten, um die Software anzuschaffen und zu implementieren, kommt das Unternehmen für interne Schulungen, Feinabstimmungen mit dem Lieferanten und Wartungen auf. Diese Kosten können sehr hoch sein. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger für Sie, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Da die Entscheidung das Unternehmen im Normalfall langfristig bindet, sollte man im Auge behalten, wie start die Mitarbeiter die Lösung akzeptieren. Denn für viele Mitarbeiter steht die Software im Mittelpunkt ihrer täglichen Arbeit. Daher haben sowohl die Qualität als auch die Eignung von Softwarelösungen einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter.

Ein umfassender Softwareauswahlprozess, an dem zukünftige Stakeholder so umfassend wie möglich beteiligt sind, trägt zur langfristigen Akzeptanz der Software bei.

Anforderungen sind die Grundlage der Entscheidung, nicht zusätzliche Features

Trendthemen hin oder her: Bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung sollten Sie sich nur an den Anforderungen und Kriterien Ihres Unternehmens orientieren. Stellen Sie sicher, dass die potentielle Software diese zufriedenstellend decken kann. Es ist wichtig, inwiefern sich Software für Ihre Anforderungen eignet und nicht, welche zusätzlichen Features und Funktionen der Anbieter präsentiert. Denn zusätzliche Features unterstützen Ihre Kollegen nicht bei den Aufgaben des Tagesgeschäfts.

Mindestens zwei Anbieter im Proof of Concept

Im vierten Schritt der Softwareauswahl geht es darum, potentielle Software detailliert zu bewerten. Entsprechend unserer BARC-Methodik empfehlen wir Ihnen, die Werkzeuge in Form eines vergleichenden Proof of Concepts zu evaluieren. Hierbei sollten Sie mindestens zwei Anbieter miteinander vergleichen. So vermindern Sie das Risiko einer Fehlentscheidung, die zusätzliche Kosten, Aufwand und die Unzufriedenheit Ihrer Kollegen und Mitarbeiter nach sich zieht.

Genießen Sie Referenzen mit Vorsicht

Anbieter bewerten potentielle Werkzeuge gerne mithilfe von Referenzen namhafter Unternehmen. Referenzen sind hilfreich, um Informationen „aus erster Hand“ zu erhalten. Dennoch sollten Sie sie mit Vorsicht genießen. Überprüfen Sie zunächst, ob die Case Studies, Best Practices oder Lessons learned objektiv verfasst worden sind. Da die Systeminstallationen sehr unterschiedlich sein können, sollten Sie auch überprüfen, welche Module in welcher Intensität verwendet werden.

Referenzen können nur dann Aufschluss über die tatsächliche und potenzielle Leistung geben, wenn Ihr Projekt über einen ähnlichen Ausgangspunkt und Rahmen verfügt.

Haben Sie die Zeit im Blick

Schnelle Implementierungszeiten sind ein entscheidender Faktor zu einem erfolgreichen Projekt. Der BI Survey befragt jährlich mehr als 3.000 Nutzer zu ihren Erfahrungen mit ihrer Software. In jedem Jahr zeigt die Umfrage, dass der Nutzen der Software mit einer zunehmenden Implementierungszeit sinkt. Je schneller Anforderungen umgesetzt werden können, desto passgenauer ist die Lösung. Zudem kann eine Lösung durch eine schnelle Unterstützung auch schneller Nutzen stiften. Je länger die Implementierungszeit ist, desto weniger können Sie neue, hinzugekommene Anforderungen adressieren. Ganz konkret geht aus den Ergebnissen des BI Surveys hervor, dass Projekte, die länger als sechs Monate dauern, zu deutlich geringen Unternehmensvorteilen führen. In unseren BARC-Projekten empfehlen wir unseren Kunden eine Implementierungszeit von maximal sechs Monaten.

BARC-Tipp

Finden Sie heraus, wie Ihre Peers Herausforderungen meistern. Nichts ist wertvoller, als sich mit Gleichgesinnten über Herausforderungen, Probleme und Marktentwicklungen zu unterhalten und voneinander zu lernen. Im BARC Leaders‘ Circle für Data & Analytics haben Sie die Chance, sich professionell mit gleichgesinnten Führungskräften auszutauschen. Mehr Informationen erhalten Sie auf barc.de/leaders.