Softwareauswahl Schritt 2: Anforderungen ermitteln

Softwareauswahl Schritt 2: Anforderungen ermitteln

08.12.2019, Autorin: Regina Schmidt

Bevor Sie sich über potentielle Werkzeuge und Tools informieren, sollten Sie sich fragen: Welche Funktionen und Features brauche ich überhaupt?

Denn die Anforderungserhebung bildet die Basis für den gesamten Softwareauswahlprozess. Wenn Sie Ihre Anforderungen gewissenhaft identifizieren, senkt das die Kosten Ihres Auswahlprojekts und erhöht  die Erfolgsaussichten.

Diese sechs Schritte bringen Sie durch die wichtigste Phase im Softwareauswahlprozess:


1. Beginnen Sie mit einem Kick-off Meeting

Am Anfang der Softwareauswahl steht ein Kick-off Meeting des Kernteams an. Das Kernteam besteht aus Fachanwendern und den Kollegen aus der IT. Das Team legt neben den Projektschritten fest, welche User in den Prozess und das Projekt der Softwareauswahl miteinbezogen werden.

Die Beteiligten müssen entscheiden, wie sie die verschiedenen Anforderungen sammeln. In der Praxis gibt es zwei Hauptformate, um die Anforderungen an eine Software zu erfassen: Interviews oder Workshops. Der Vorteil von Interviews besteht darin, dass jeder Beteiligte einen bestimmten Zeitrahmen erhält, um seine Bedürfnisse und individuellen Anforderungen zu äußern. Hierbei legt das Kernteam im Vorfeld fest, welche Personen zu den Anforderungen interviewt werden. Im Gegensatz dazu bringen Workshops aufgrund der Gruppendynamik oft zusätzliche Ideen hervor.

Egal für welche Art Sie sich entscheiden: Es ist wichtig, dass das Projektteam erste Ergebnisse und Anforderungen dokumentiert und im Nachgang gegebenenfalls anpasst. 


2. Anforderungen sammeln und dokumentieren

In einem Folgemeeting spricht das Kernteam mit allen Usern, die Anforderungen an eine neue Software haben. Das Projektteam fasst alle Anforderungen in einem zentralen Katalog unter den folgenden vier Kategorien zusammen:

  • Funktionale Anforderungen

Es gilt zu unterscheiden: Welche Funktionen und Anforderungen sind notwendig? Welche sind gewünscht und wer nutzt die Software? Die Anforderungen variieren je nachdem, welche Prozesse und Nutzungsszenarien die Software unterstützen soll.

  • Technische Anforderungen

Die technische Anforderungsanalyse befasst sich u.a. mit Themen wie Datenschutz, Datensicherheit, notwendige/erreichbare Leistung, Plattformen, Betriebssysteme und Datenbanktechnologie. Nachdem Sie diese Anforderungen erfasst und kategorisiert haben, können Sie ein Grobkonzept Ihrer Softwarearchitektur erstellen. Grundsatzfragen zu Datenbanken, Integrationsfragen oder Benutzeroberflächen werden schnell sichtbar und können als relevante Kriterien für die Marktanalyse oder die Erstellung von Shortlists dienen.

  • Organisatorische Anforderungen

Zu den organisatorischen Anforderungen gehören die Definition von Benutzertypen und deren Interaktion mit der Software. Diese Informationen helfen Ihnen dabei zu beurteilen, ob eine Software in der Lage ist, interne Prozesse mithilfe von Daten und Informationen zu unterstützen.Allgemeine Kriterien unter Berücksichtigung des Lieferanten und des Produkts

Darüber hinaus sollte das Kernteam auch allgemeine Anforderungen an potentielle Anbieter, Lieferanten und ihre Produkte definieren. Dazu gehören Themen wie Lieferantenpräsenz in einer bestimmten Weltregion oder eine Produkt-Roadmap. Zudem können Sie sich mithilfe von Referenzen einen guten Eindruck über mögliche Anbieter verschaffen.


3. Beziehen Sie alle Stakeholder ein!

Nachdem das Kernteam die Anforderungen gesammelt hat, sollten Sie auch weitere Stakeholder wie das Management oder zusätzliche Nutzer wie Informationskonsumenten berücksichtigen. Das übergeordnete Ziel ist es, eine möglichst vollständige Bedarfsübersicht zu erstellen. Nutzen Sie dafür nicht nur ein Meeting, sondern weitere Treffen für unterschiedliche Nutzergruppen und Funktionsbereiche.

Oftmals müssen Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder im Rahmen eines iterativen Prozesses analysieren. Die Anforderungen ändern sich - manchmal im Laufe der Zeit und manchmal scheinbar über Nacht, wenn neue Funktionen in Softwaretools eingeführt werden. Das Kernteam und die Stakeholder sollten die Möglichkeit haben, die Anforderungen bei Bedarf zu vervollständigen, um aktuelle Wünsche zu berücksichtigen.


4. Aus Anforderungen Kriterien formulieren

Formulieren Sie die Anforderungen, die Sie erhoben haben, in Softwarekriterien um. Hierbei müssen Sie die definierten Anforderungen in konkrete Fachtermini und Kriterien übersetzen.

Für den nächsten Schritt kann ein essentielles Instrument der BARC-Methodik zum Einsatz kommen: Der Kriterienkatalog. Dieser enthält bereits mögliche Anforderungen an Ihre Software. Bei einem BARC-Projekt erhalten Sie eine vollständige Liste von Kriterien, anhand derer Sie gemeinsam mit einem BARC-Analysten potentielle Softwarelösungen beurteilen können.


5. Auf welche Kriterien kommt es an?

Keine Software kann all Ihre Anforderungen berücksichtigen. Ihr Kernteam sollte abwägen, welche Kriterien eher erfüllt werden müssen als andere. Zur Gewichtung der Kriterien verwenden unsere BARC-Analysten eine vierstufige Skala:

0 = Nicht erforderlich

1 = Nice to have

2 = Must have

3 = Knock out

Je höher die Punktzahl, desto wichtiger ist das Kriterium. So können Sie herausfinden, welche Kernkriterien Ihre zukünftige Softwarelösung mit sich bringen sollte.

Sie können später im Rahmen der detaillierten Produktbewertungen weitere Kriterien hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass die Bewertung von Produkten bis ins kleinste Detail die Gesamtdauer und die Kosten für das Projekt erhöht. Daher sollten Sie sorgfältig überlegen, wie Sie die Bewertung durchführen wollen, und sicherstellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen.


6. Das Einverständnis

Der endgültige Anforderungskatalog, der sich aus dem Prozess der Anforderungsanalyse ergibt, sollte von allen Beteiligten und Mitwirkenden genehmigt werden. Ist dies geschehen, kann das Kernteam damit beginnen, die Short List zu erstellen.

Regina Schmidt ist Communication Manager bei BARC. Kontakt:  0931 8806510